Храним документы правильно: решаем как, выбираем в чем
Без правильно поставленного делопроизводства ни одна компания не достигнет успеха. Важно организовать такое хранение документации, при котором нужный документ всегда можно быстро найти. Как это сделать с наименьшими потерями времени и финансов, узнаем у экспертов по делопроизводству.
Итак, вам срочно необходимо изменить систему оперативного хранения документов, если:
- в папках хаотично перемешаны оригиналы и копии;
- регулярно выявляются факты дублирования номеров приказов, исходящей документации;
- на столе и в шкафах нагромождение бумаг, в котором затруднительно найти нужный документ;
- сотрудники не знают сроки исполнения заданий;
- документы передаются в подразделения, отделы без регистрации;
- не соблюдаются сроки оформления документов при приеме и увольнении сотрудников;
- если сотрудник в отпуске или на больничном, то найти документы на его рабочем месте невозможно.
Для наведения порядка в документах необходимо назначить ответственного. В маленьких компаниях это может быть секретарь. А вот в больших организациях ответственный должен быть в каждом подразделении.
Наводим порядок в документации
Когда ответственные определены, можно приступать к наведению порядка. Для этого необходимо изучить документы, определить квалифицирующий принцип и составить список категорий, подкатегорий. После этого можно приступать к сортировке документов. При этом их разбирают по видам (договора, письма, платежки и т.д.) и копиям/оригиналам.
Рассортированные по стопкам документы необходимо поместить на хранение. В зависимости от количества документации и частоты обращения к ней могут использоваться разные лотки, папки и системы архивации.
Виды средств архивации и хранения документов
Каталог систем для временного хранения или архивации документов насчитывает тысячи позиций. Рассмотрим самые удобные, функциональные или недорогие.
 |
 |
 |
 |
Можно хранить:
- текущую документацию в горизонтальных лотках, из которых можно составить многоярусные блоки или вертикальных накопителях, занимающих минимум места на рабочем столе;
- большое количество однотипной документации в папках и скоросшивателях;
- трудовые книжки в пластиковых картотеках;
- документы уже неиспользуемые, но подлежащие длительному хранению, в архивных папках и коробах.
Стоимость идентичных по функциональности, но разных по внешнему виду или качеству средств хранения могут существенно отличаться. В зависимости от выделенного руководством бюджета можно приобрести недорогие пластиковые лотки, картонные скоросшиватели или металлические накопители, ламинированные папки-регистраторы с оригинальным принтом. Выбирая ценовую категорию элементов системы хранения нужно учитывать, что их могут видеть клиенты. Дешевые папки и лотки могут отпугнуть потенциального клиента. А вот аккуратные и презентабельные средства хранения создают благоприятное впечатление о компании.
После того как приобретены средства для хранения документов, можно приступить их подшивке. В одной папке рекомендуется складывать документацию одной категории. При этом более старые должны размещаться внизу. Документы разных годов для удобства можно отделить специальными пластиковыми разделителями.