Закупка канцтоваров для офиса: организационные моменты и выбор продукции

Документооборот любого офиса не мыслим без канцелярских принадлежностей. Бумага, ручки, блокноты, скобы для степлеров и прочие мелочи имеют свойство заканчиваться. Чтобы из-за этого не стопорилась работа, важно правильно организовать процесс закупки канцелярии.

Сбор заявок

Обычно в организациях канцелярией занимается офис-менеджер или отдел кадров. Дело это нехитрое, но требующее пунктуальности. В первую очередь нужно собрать информацию о потребности канцелярии в разных отделах. В зависимости от специфики подразделения компании расход канцелярских принадлежностей бывает разным. Информацию можно собирать с помощью электронной почты. Пусть сотрудники не спеша заполнят бланки заказов и предоставят информацию для консолидации. Перед формированием единой заявки имеет смысл посмотреть предыдущие периоды. Если в прошлый раз отдел заказывал линейки, аналогичный пункт в этом месяце может вызвать вопросы.

Выгодное сотрудничество

Организации приобретают канцтовары в специализированных магазинах. Обычно торговые компании ценят оптовых клиентов и стараются удержать их скидками и бонусами. Сотрудничество на постоянной основе взаимовыгодно. Организация получает бумагу, ручки, стикеры и прочие канцелярские принадлежности высокого качества, а магазин – запланированную прибыль. Доверительные отношения с магазином дают возможность в случае необходимости закупать товары без предоплаты.

Канцелярская мода

Когда в офис приходят клиенты компании, они обращают внимание на письменные принадлежности сотрудников. Если все функционально, но серо и уныло, это не будет дополнительным фактором, располагающим посетителя к сотрудничеству. Следуя канцелярской моде, можно добавить цвета и драйва в работу офиса, произвести благоприятное впечатление на клиентов.

Модные ручки, ежедневники, записные книжки радует оригинальными расцветками. В моде нестандартные цветные скрепки и зажимы. Маркеры для работы с текстами производятся во множестве оригинальных оттенков. Не обязательно покупать прямоугольные стикеры, сейчас имеется продукция в виде долек яблока, груши или других фруктов. Даже скотч может быть цветным и с рисунком.

Производители предлагают подборки офисных принадлежностей, рассчитанных на женскую и мужскую аудитории. Женщинам, как правило, интересна продукция ярких цветов: розового, желтого, фиолетового и т.п. Мужчины более сдержанны в своих предпочтениях: предпочитают коричневый, зеленый, терракотовый. Находят своих покупателей канцтовары, украшенные узорами, состоящими из разноцветных линий.

Типичная закупка

Офисы регулярно пополняют запасы:

Начало года – горячая пора для сотрудников, ответственных за архивирование документов. Бумаги, с которыми работали в прошлый период, консолидируются в объемные папки и отправляются в архив. Для сшивания документов организации покупают толстые нитки.